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¿Qué es el proceso de implantación de un sistema ERP?

¿Qué es el proceso de implantación de un sistema ERP?

Entrada actualizada el 04 de Diciembre del 2013.

La implantación del software ERP quizás es uno de los procesos mas críticos junto a la elección del mismo. Aunque hayamos elegido bien el software adecuado a la empresa ahí no acaba todo. Una correcta adaptación del software es sinónimo de éxito. Bajo la implantación, a partir de ahora vamos a entender todo lo relativo desde que hemos firmado el contrato de compra hasta que firmemos que estamos conformes con el proyecto realizado. Digamos hasta la fecha cuando empieza el mantenimiento del software. Es crucial adaptar la mayoría de nuestros requisitos al sistema ERP antes de que empiece el contrato de mantenimiento.

¿Qué es realmente un proceso de implantación?

Como Ingeniero Informático para mi la implantación se podría compararse con la fase de toma de requisitos y posterior desarrollo de cualquier sistema informático. Con la diferencia en que el software ya esta desarrollado y simplemente necesitamos adaptarlo. Lo que no significa que no haya una fase de programación, sobre todo en el caso de sistemas ERP de desarrollo propio. Aunque tomando el ultimo caso nunca empezaremos desde 0, siempre hay algún tipo de "Framework" o estructura inicial desde la que empezamos. A día de hoy prácticamente la rueda ya esta inventada, la programación se convierte cada vez mas en adaptación o configuración por llamarlo de algún modo. Normalmente la fase de toma de requisitos y la codificación son dos procesos que se solapan, para poder enseñar algo al cliente e ir puliendo todos los casos de uso.

Cuando comunicamos el deseo de una cierta funcionalidad al consultor responsable de nuestro proyecto. Su deber es de convertir nuestra deseada funcionalidad en realidad. Por ejemplo si nosotros queremos que el pedido tenga una campo con fecha de confirmación el consultor debe implementarlo, es así de simple. Ambas partes necesitan entrar en una "simbiosis" en la cual durante unos meses el proveedor de ERP debe formar parte de nuestro equipo y nosotros parte del suyo. Mayoritariamente el éxito de cualquier proyecto software depende en gran parte de la toma de requisitos y la culpa de ello normalmente no es del proveedor encargado del proyecto, sino de la propia compañía cliente que muchas veces se desvincula del desarrollo y comunica mal o tarde los requisitos. Es muy simple, si el Ingeniero de turno no sabe o no entiende la idea del cliente el proyecto acabara tomando un mal camino.

¿Que pasas si la implantación de un ERP se realiza mal?

En el caso de que la implantación acabe de una forma "indeseada" los efectos son devastadores. El precio de nuestro proyecto se multiplica por 2, 3 o mas. Normalmente se solucionan los fallos durante contrato de mantenimiento con un sobreprecio que puede llegar a ser del orden de 20 veces del presupuesto inicial. Imagínense que el presupuesto es el 5% y el mantenimiento el 95%, o lo que es lo mismo, software 5000 euros y mantenimiento 95.000. Como se suele decir pasa hasta en las mejores familias. A veces las empresas se dan cuenta de que el ERP elegido no les sirve para nada y tienen que repetir el proceso... con lo que el presupuesto inicial se duplica o se triplica.

Por ejemplo uno de los casos que se produce en España es que la mayoría de desarrolladores del software no saben de la corrupción o las finanzas reales de las PYMES nacionales. Entonces a veces te encuentras con la misma solución ERP para trabajar con las cuentas "blancas" y "negras". En España es la dura realidad y es una ventaja muy clara elegir software nacional ya que a veces sus consultores se las saben todas, para adaptar un ERP para la economía sumergida Española. Triste pero cierto. Si vuestra empresa trabaja en "negro" o tiene cosas de este tipo, tenéis que comentarlo cuanto antes supongo, para evitar futuras sorpresas. En general hay que comunicar cualquier requisito o caso de uso que se aleje del estándar y todas las empresas los tienen.


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