¿Para que sirve el Crystal Reports?

¿Para que sirve el Crystal Reports?

Entrada actualizada el 04 de Julio del 2013.

Este es un "modulo" bastante común a las soluciones que podéis encontrar ahí fuera. Aunque haya sido comprado por SAP en el año 2007 el Crystal Reports lo podéis encontrar en muchísimas soluciones ERP tanto nacionales como Internacionales, gracias a que es compatible con prácticamente todas las bases de datos y soluciones basadas en .NET (Generalmente Microsoft). No es un modulo en si, es mas bien una herramienta a parte para crear informes personalizados e incluso cuadros de mando (Crystal Dashboard). Viene de serie en las soluciones SAP (SAP Bussines One), creo que lo "regalan" por así decirlo mientras que en otras hay que pagar las licencias de uso. Muchas compañías lo llaman estándar para crear informes personalizados.

Aunque vendan el Crystal como una solución fácil de usar para los ejecutivos en el cual se realizan informes con dos clics, en realidad es algo mas complicado. La herramienta en si esta destinada a profesionales IT (vulgarmente informaticos) ya que necesitamos ciertas nociones de SQL así como conocimiento de la estructura de datos del ERP. Por el otro lado es bastante intuitiva, se parece a cualquier producto de ofimática. Es una cosa mas que tendremos que decidir, si la queremos o no. En el caso de realizar numerosos y diferentes informes supongo que la herramienta con tiempo se pagara a si sola, en caso contrario habría que analizarlo a fondo.

En general para crear un informe necesitamos cargar los datos y posteriormente de una forma muy parecida a la mezcla de PowerPoint con Excel ir colocando y formateando los datos. Para cargar los datos necesitaremos conexión a una base de datos o simplemente un archivo .xls estándar. Este informe lo podemos guardar como plantilla, podemos visualizarlo o exportarlo en PDF, XML y otros populares formatos. En el caso de SAP Bussines One lo guardaríamos como plantilla para posteriormente utilizarlo para previsualizar pedidos por ejemplo.

Crea cuadros de mando con Crystal Dashboard

Ademas de Crystal Reports existen soluciones para crear cuadros de mandos, son aplicaciones totalmente diferentes y hay que diferenciarlas. La solución Crystal Dashboard antiguamente conocida como Xcelsius es una de ellas, no puedo decir mucho sobre ella pero también es propiedad de SAP y lleva la marca Crystal. El cuadro de mandos son algo así como gráficos interactivos. Es como una diapositiva que en tiempo real ofrece el estado actual de la empresa. El nombre creo que proviene del cuadro de mandos de cualquier vehículo ya que las similitudes son evidentes. Su funciones es proporcionar a los altos cargos del departamento una información real y comprensible en todo momento para poder tomar las decisiones correctas basándose en datos y no en conjeturas. Es algo así como una vista mas comprensible del sistema ERP, un resumen grafico.

Una característica buena de soluciones Crystal es que son bastante populares, por lo que podéis encontrar numerosa documentación, vídeo tutoriales, pruebas gratuitas y otros recursos. Esto es muy importante a la hora de adquirir cualquier software. Da una cierta garantía de encontrar profesionales en cualquier pais que ya sepan usarlo o que tengas ganas de aprender algo nuevo.